10 Conseils pour votre voyage d'affaires en Chine (Par M. Patrick Bogaerts)

La Chine devient donc une destination de plus en plus fréquente pour les
voyageurs d’affaires et même si vous avez l’habitude de voyager pour
votre travail, un déplacement en Chine est une expérience
unique. Puisque l’on me demande souvent des conseils pratiques, j’ai
décidé de regrouper ici quelques informations qui vous aideront je l’espère
à rendre votre voyage aussi agréable que profitable à vos projets.
1- Passeport et visas
Assurez-vous que votre passeport est valide (valable au moins 6 mois
après la date de retour et 2 pages vierges consécutives). Les détenteurs
de passeports européens n’ont pas besoin de visa pour Hong Kong mais
en ont par contre besoin pour la Chine continentale. Le visa F (visa
d’affaires) est valable pour 30 jours et permet des séjours jusqu’à 6
mois. Comptez une semaine pour l’obtention du visa. Ne faîtes donc pas
votre demande trop en avance de votre voyage ou votre visa expirerait
avant votre départ.
Pour plus de renseignements, visitez le site de l’ambassade de Chine à
Paris.
2- Moyens de paiement
Les cartes Visa et American Express sont acceptées quasiment partout, au
moins dans les grandes villes. Prévoyez d’emmener des espèces pour les
échanger contre des yuans pour payer les petites sommes comme les
taxis. Pensez à prévenir votre banque de votre déplacement car la plupart
des établissements considèreront que l’utilisation de votre carte en Chine
est probablement frauduleuse et risquent de la bloquer.
3- Choisissez bien vos dates de voyage
Évitez de voyager pendant le Nouvel An Chinois (période de 2 semaines
fin janvier et début février), la première semaine de mai et la première
semaine d’octobre qui sont les périodes traditionnelles de jours fériés.
Pour atténuer les effets du décalage horaire et avoir un minimum de
temps pour vous adapter, prévoyez d’arriver la veille au soir de votre
premier rendez-vous.
4- Communication
Il est possible que votre téléphone portable fonctionne en Chine mais
vérifiez les tarifs avec votre opérateur avant de partir. Si votre téléphone
est compatible avec les cartes SIM chinoises, c’est probablement la
meilleure solution. China Mobile propose des cartes SIM prépayées qui
sont rechargeables.
Choisissez bien le type de carte que vous achetez selon que vous avez
besoin de pouvoir téléphoner hors de Chine ou non. Si votre téléphone
n’est pas compatible et que vous prévoyez de voyager souvent en Chine,
investissez dans un téléphone premier prix compatible avec les cartes SIM
chinoises. Notez que même si vous ne pouvez appeler que des numéros
en Chine, vous pouvez toujours recevoir des appels internationaux (avec
une surcharge).
La plupart des hôtels d’affaire offrent le Wifi. Même si certains sites sont
bloqués, comme Facebook et Twitter, vous pourrez naviguer internet
normalement la plupart du temps. Attention si vous essayez d’utiliser
Google et ne comprenez pas le chinois car certaines recherches passent
par Hong Kong et les pages sont alors en chinois.
5- Se déplacer en Chine
Le moyen le plus simple est encore le taxi. Cependant indiquez votre
destination en chinois et pas en anglais. Un bon moyen de donner de
bonnes directions à votre chauffeur est de demander à votre hôtel de lui
indiquer votre destination ou d’appeler l’endroit où vous vous rendez et de
demander à votre interlocuteur de parler au chauffeur.

6- Tirez le meilleur parti de vos rendez-vous
Quand cela est possible, essayez d’obtenir une introduction auprès de vos
contacts par une tierce personne qu’ils connaissent. Le réseau (Guanxi)
est très important en Chine.
Organisez bien votre temps pour vos rencontres avec vos contacts
d’affaires et vos visites d’usine. Les discussions ont tendance à prendre
beaucoup plus de temps en Chine qu’en occident et se prolongent souvent
lors de longs déjeuners et diners. Ne refusez jamais une invitation à
diner, aussi fatigué que vous soyez. Ce serait une offense et cela fait
partie des négociations.
Prévoyez d’avoir un interprète qualifié avec vous. Prendre le temps de
trouver un interprète qui connaisse votre secteur d’affaires et le monde
des affaires en général est un investissement que vous ne regretterez pas
comme je l’explique dans mon rapport d’expertise sur la Chine.
7- Etiquette d’affaires
Portez toujours un costume et une cravate, c’est un signe du respect que
vous portez à vos interlocuteurs.
Soyez ponctuel, même si vous vos contacts ne le sont pas.
Présentez votre carte de visite des deux mains en vous inclinant
légèrement. Pour montrer l’importance que vous attachez à vos contacts,
à vos relations avec la Chine, et à quel point vous êtes sérieux au sujet de
vos projets en Chine à long terme, vous deviez avoir des cartes de visite
bilingues, en anglais et en chinois.
La hiérarchie est un élément fondamental en Chine. Prenez le temps de
comprendre la position des personnes avec lesquelles vous négociez, en
prenant en compte leur ancienneté et montrez que vous comprenez cette
hiérarchie. C’est aussi un des aspects de la culture chinoise que j’aborde
en détails dans mon manuel rapport d’expertise sur la Chine.
N’interrompez jamais la personne qui parle, ne regardez pas vote montre
et ne vous servez pas de votre téléphone. N’oubliez jamais que vous êtes
constamment évalué par les personnes présentes.
8- Amener des présents
Amener des présents fait partie de la vie des affaires en Chine et ne
négligez pas de jouer le jeu. Offrez le plus beau présent à la personne la
plus importante. Comme nous venons de le voir, offrir le même cadeau à
toutes les personnes présentes serait une offense ? Soyez-y très
sensible. Emmenez toujours des cadeaux supplémentaires au cas où il y
aurait quelqu’un que vous n’aviez pas prévu.
Les présents ne devraient pas être chers pour éviter toute suspicion de
corruption. Quelque chose qui est en paire est toujours apprécié car cela
signifie l’harmonie. Un cadeau typique de votre pays ou un stylo est
toujours une bonne idée. N’offrez jamais de pendule : c’est un cadeau qui
rendrait les chinois inconfortables car la phrase « offrir une pendule » en
chinois ressemble beaucoup « offrir ses derniers respects ».
Pour le papier cadeau, évitez le blanc, le noir ou le bleu qui sont des
couleurs de deuil. Par contre le rouge, l’or et l’argent sont des couleurs qui
portent chance.
9- Aller au restaurant
Un banquet au restaurant fait souvent partie du processus de négociation
et est utile pour créer des liens avant de parler affaires en détails. Vous
serez rarement invités chez vos partenaires d’affaires, tout au moins pas
avant que vous n’ayez de longues et solides relations. Mais même au
restaurant il y a des règles de bien séance et un certain protocole à
suivre.
Ainsi, attendez que l’on vous indique votre place, car comme dans les
réunions au bureau, le placement est basé sur la hiérarchie. Pour être
poli et honorer vos hôtes, goûtez à tous les plats. N’oubliez pas qu’un
banquet comprend au moins 20 plats, donc même si vous aimez un plat,
gardez de la place pour la suite !
Il n’y a pas de honte à demander des couverts si vous n’êtes pas à l’aise
avec des baguettes, même si souvent on ne pourra vous offrir qu’une
cuillère.
Rappelez-vous aussi que si vous videz votre assiette, les chinois
présumeront que vous en demandez davantage. Soyez donc prudent.
Enfin, la règle d’or est que l’on ne parle pas d’affaires pendant les
repas. Et bien sûr évitez les sujets sensibles comme le Tibet ou Taïwan.
10- Langage
Vous pouvez bien entendu mener vos affaires sans parler chinois,
personne ne s’attend à ce qu’un occidental maîtrise le
mandarin. Cependant connaître quelques expressions de base est utile
pour démontrer votre intérêt et respect pour le pays.
Dans la même optique, je vous recommande de vous informer autant que
possible sur les sociétés avec lesquelles vous négociez et sur la région et
le pays. Encore une fois, c’est un signe d’intérêt et de respect qui sera
apprécié.
Si vous prévoyez de travailler avec la Chine et êtes intéressé par la
culture chinoise, je vous recommande la lecture de mon rapport
d’expertise où vous trouverez des conseils plus détaillés pour vous guider
vers la réussite en Chine.
Enfin, pour conclure, voici quelques informations pratiques de base :
Quelques phrases type :
▪ Bonjour : Ni Hao
▪ Comment allez-vous ? : Ni Hao ma ?
▪ S’il-vous-plait : Qing
▪ Merci : Xie xie
▪ De rien : Bu keqi
▪ Excusez moi : Dui buqi
▪ Je m’appelle : Wode mingzi jiao…
▪ Je comprends : Wo ming bai
▪ Je ne comprends pas : Wo bu ming bai
▪ Attendez s’il-vous-plait : Qing deng yi xia
▪ Au revoir : Zai jian
Pourboires : Que ce soit dans les restaurants ou les taxis, il n’est pas
nécessaire de laisser un pourboire.
Code téléphonique de la Chine : 86